Что-то общее есть между этой историей и тем подходом к автоматизации производства, который проявляют руководители некоторых (и даже многих) предприятий. Затрачивая огромные деньги на закупку программного оборудования, призванного создать мощную систему управления сервисом, они оставляют лишь одну ручную операцию — ввод данных, которая в значительной степени нивелирует их усилия, открывая широкий простор для ошибок и делая процесс весьма даже трудоемким. Избежать же этого позволяет система штрихкодирования.

В автосервисах она пока еще применяется довольно слабо, хотя на самом деле сфера ее применения может быть очень широкой.

 

Дмитрий Хлыстов, технический директор ООО «Группа Лоджик Старс»:

— Система штрихкодирования может быть использована везде, где есть потребность быстро идентифицировать что-либо.

 

Упрощенно штрихкодирование представляет собой присвоение каждому объекту (вне зависимости, чем или кем он является) индивидуального имени, присущего только ему одному, которое можно легко считать с помощью специального считывающего устройства и внести в программу, связанную со штрихкодированием. Соответственно, оператору не нужно каждый раз вводить от руки данные, что значительно упрощает процесс.

В первую очередь такую систему можно использовать для упрощения текущего документооборота.

 

Тимофей Остроушко, директор ООО «Компания АвтоСофт»:

— Чтобы привести в порядок документы, имеет смысл воспользоваться специальными инструментами, созданными для этих целей. Если мы говорим об автосервисе, в котором имеется несколько постов и несколько сотрудников, отвечающих за работу с клиентами на постах приемки-сдачи автомобиля, при приеме оплаты от клиента и пр., — целесообразно внедрение не только специального программного обеспечения, но и системы штрихкодирования документов, чтобы можно было быстро найти нужный документ по базе, не тратя лишнее время сотрудников автосервиса и не заставляя клиентов долго ждать. Программное обеспечение должно обеспечивать возможность присваивать штрих-код конкретному документу, например заказ-наряду.

 

В дальнейшем любое обращение к этому документу осуществляется по штрих-коду. Выглядеть эта система может следующим образом.

 

Тимофей Остроушко:

— В сервисе много клиентов и у большинства из них ремонт сложный, а каждый клиент может посетить автосервис не один раз, произвести частичную оплату в качестве аванса, привезти свои запчасти. Каждую из этих операций нужно оформить. Делать это быстро, легко учитывая все операции, как раз и позволяет система штрихкодирования. Или, к примеру, при оплате — кассир просто сканирует штрих-код, помещаемый на заказ-наряде, и сразу же после оплаты проводит в программе нужный документ.

 

Еще обширнее сфера применения системы штрих-кодирования на складе.

 

Тимофей Остроушко:

— Для повышения эффективности работы автосервиса в части автоматизации складского учета и реализации запчастей и материалов на многих предприятиях данной сферы уже довольно давно внедряется ранее уже упомянутое специализированное оборудование и соответствующее программное обеспечение, которое позволяет существенно сократить время на ввод информации, минимизировать количество ошибок и повысить уровень обслуживания клиентов за счет ускорения бизнес-процессов.

 

Здесь штрих-кодирование может использоваться для решения нескольких задач, каждая из которых позволяет в значительной степени повысить эффективность склада.

 

Дмитрий Хлыстов:

— Во-первых, штрихкодирование можно использовать для идентификации запасных частей. Возможны два варианта: использование штрих-кода производителя или назначение собственного штрих-кода.

 

Первый вариант можно считать идеальным. Вот только воспользоваться им удается далеко не всегда.

 

Владимир Набут, руководитель отдела запасных частей компании «Независимость»:

— К сожалению, далеко не всегда производители запчастей готовы поставлять детали с собственными штрих-кодами.

 

Но даже если производитель штрихкодирует свой товар — совершенно не факт, что это будет делаться в удобной для сервиса форме. Например, при поставках мелких деталей штрихкодирование зачастую относится к упаковке целиком, а отдельные же запчасти либо могут вообще не иметь штрих-кода, либо их код может отличаться от указанного на упаковке, что тоже может вызвать определенные сложности при учете.

 

Дмитрий Хлыстов:

— Сервису необходимо уметь учитывать ситуации, когда штрих-код относится к комплекту деталей. Например, если упаковка с десятью гайками имеет код, отличный от кода самой гайки.

 

В этих случаях, а также в тех, когда детали приходят вовсе без штрих-кода, приходится прибегать к собственному штрихкодированию.

 

Дмитрий Хлыстов:

— Собственное штрихкодирование неизбежно, например, при учете «мелочи» (всевозможных саморезов, клемм, ветоши и пр.) и деталей, отсутствующих в номенклатуре производителя.

 

Второе предназначение штрихкодирования на складе — идентификация самого места хранения. Благодаря ему учет и поиск на складе автоматизировать гораздо проще.

 

Дмитрий Хлыстов:

— Другое применение штрихкодирования на складе — для идентификации места хранения. Для этого под каждой ячейкой хранения располагается соответствующий ей штрих-код, быстрый учет которого при операциях поступления, списания, инвентаризации значительно экономит время и повышает качество данных.

 

В идеале же эти две задачи могут решаться в комплексе. В этом случае можно автоматизировать практически весь складской учет.

 

Павел Меньков, генеральный директор «Бастион Групп»:

— В сервисе штрихкодирование используется для проверки товаров на соответствие накладной при оприходовании большой поставки, для сверки товаров при выдаче механику, а также при проведении инвентаризации, в том числе динамической.

 

Вне зависимости от конкретного поста штрихкодирование может использоваться еще и для идентификации сотрудника.

 

Дмитрий Хлыстов:

— Если на бейдже сотрудника имеется штрих-код, то он может быть использован для быстрой идентификации сотрудника. Однако стоит отметить недостаточную для многих операций защищенность данного способа идентификации, но в таком случае можно либо использовать дополнительное подтверждение паролем, либо же выбирать изначально более защищенное решение (например, proximity-карты).

 

Мы перечислили лишь основные, лежащие на поверхности способы применения штрихкодирования на сервисе. Однако его можно использовать где угодно, хоть в буфете — если руководству зачем-то нужно знать, за каким столом и из какой тарелки какое блюдо ел каждый из его сотрудников. Максимальный же эффект приносит внедрение системы во все бизнес-процессы предприятия.

 

Владимир Набут:

— У нас в кузовном цеху, который представляет собой огромное конвейерное производство по ремонту более чем 10 марок автомобилей с колоссальными объемами работ, налажена всеобъемлющая система штрихкодирования. Работает она следующим образом. Как только автомобиль поступает в ремонт, на него заводится заказ-наряд, к которому жестко привязывается штрих-код. Автомобиль поступает в ремонт и начинает двигаться по конвейеру, в зависимости от ремонта проходя через те или иные посты. От мойки — к арматурщикам, от арматурщиков — к жестянщикам, от жестянщиков — на пост подготовки к покраске и т. д. И каждый раз, когда с машиной начинает работать тот или иной рабочий, он делает отметку о том, что он принял автомобиль. У каждого сотрудника есть также свой штрих-код. Поэтому сообщение о принятии в работу автомобиля выглядит, по сути, как соотнесение штрих-кода исполнителя со штрих-кодом заказ-наряда.

Первое такое соотнесение свидетельствует о том, что машина принята данным сотрудником в ремонт, второе — о том, что ремонт закончен. Причем, если сообщения о закрытии прошлой операции не было, следующий сотрудник не сможет сделать отчет о принятии автомобиля. Как только автомобиль производит какие-то перемещения по цеху — попадает на мойку или, скажем, на стоянку для ожидающих своей очереди машины, об этом ставится специальная отметка. Технически это очень просто: взял арматурщик такой-то заказ-наряд, подходит к терминалу, которые есть повсюду в цеху, и с помощью специального считывающего устройства считывает данные сначала с заказ-наряда, затем — свои. Информация тут же поступает в компьютер, в глобальную программу управления предприятием. Благодаря этому все — от директора до самого рабочего — могут в режиме реального времени знать, где в данную конкретную минуту находится автомобиль, какую стадию ремонта он проходит, кто занимается им и множество другой важной информации, в том числе связанной с согласованием со страховой. Полный контроль процесса.

 

Естественно, штрихкодирование в кузовном цеху «Независимости» работает не только в сервисной зоне, но и на складе. Причем и там оно также включено в единую систему. Это позволяет привязывать конкретные запчасти к конкретному заказ-наряду и оперативно подбирать их.

Естественно, для того, чтобы такая система эффективно работала, требуется специальное оборудование.

 

Тимофей Остроушко:

— Для организации системы штрихкодирования на складе требуются сканеры штрих-кодов и терминалы сбора данных. Это такие устройства, которые позволяют считывать штрих-коды с этикеток, документов, тем самым позволяя избежать ручного ввода или поиска в программе товара, который необходимо, скажем, продать.

 

То, какое из устройств будет использоваться, в каждом конкретном случае определяется отдельно — в зависимости от условий и задачи, для решения которой нужно оборудование.

Сканер штрих-кодов с беспроводным интерфейсом применяется тогда, когда оператору нужно иметь свободу передвижения.

 

Павел Меньков:

— Например, он удобен при считывании штрих-кодов запчастей во время оприходования товаров.

 

Проводной сканер штрих-кодов стоит дешевле, поэтому его лучше устанавливать там, где операции проводятся всегда в одном и том же месте.

 

Павел Меньков:

— Для сверки товаров при выдаче возможно использование проводного сканера, если окно выдачи находится рядом с компьютером и кабель можно свободно протянуть к нему. Также проводной сканер можно применять для отбивки механиков.

 

Терминал же уместен там, где необходимо аккумулировать большой объем информации.

 

Павел Меньков:

— Терминал сбора данных используется при проведении инвентаризации. Кладовщик проходит по складу, сканируя коды, а затем загружает результаты инвентаризации в базу.

 

Аналогичное оборудование используется и в сервисной зоне. Кроме него сервису может понадобиться также устройство для нанесения штрих-кодов.

 

Дмитрий Хлыстов:

— При необходимости штрих-код может быть напечатан на специальном принтере штрих-кодов. С его помощью на липкой ленте печатаются небольшие по размерам ярлыки для наклеивания на детали, подписывания мест хранения и т. п. Можно напечатать и на обычном принтере (дублирование штрих-кодом номера заказ-наряда, счета на оплату и т. п.).

 

Оборудование подключается к компьютеру.

 

Тимофей Остроушко:

— Сканер штрих-кодов, как правило, подключается в разъем клавиатуры (по принципу «в разрез»), модель при этом может быть практически любой — все они работают по одному принципу. Также вполне корректно могут работать некоторые сканеры, подключаемые через USB-порт, или беспроводные сканеры, но тут лучше предварительно уточнить, какие модели уже были протестированы в работе.

 

Это то, что касается непосредственно «железа». Кроме него требуется соответствующее программное обеспечение.

 

Дмитрий Хлыстов:

— Программное обеспечение в случае штрихкодирования играет решающую роль. Задача считывателя — получить закодированные в штрих-коде данные. А что с этими данными делать — это уже на 100 % зависит от используемой информационной системы. Причем если устройство практически всегда можно быстро заменить другим — другой формы, габаритов, размера экрана, времени автономной работы, то с заменой программного обеспечения дело обстоит совсем по-другому. Это трудоемкий, долгий и несопоставимо более дорогой вариант.

 

Программное обеспечение для штрихкодирования может разрабатываться на разных платформах. Обычно его выбор определяется в зависимости от того, на какой платформе ведется учет в предприятии.

 

Павел Меньков:

— Программы «ТурбоСервис» и некоторые другие передовые продукты для автобизнеса уже обладают возможностью работы со штрих-кодами.

 

Тимофей Остроушко:

— Для реализации системы штрихкодирования может быть использована программа семейства «АвтоПредприятие 9» AutoSoft («АвтоМастерская 9», «АвтоМагазин 9»).

 

Владимир Набут:

— Наша система работает на базе 1С.

 

Возможность подключения оборудования для штрихкодирования предусмотрена во многих современных стандартных продуктах для автосервисов. Поэтому сервисы могут воспользоваться уже готовыми вариантами. Но те, кто заинтересован в максимальной адаптации программного продукта «под себя», могут пойти по пути написания собственного софта под свои нужды.

 

Владимир Набут:

— У нас работает целая команда разработчиков. Мы даем им задания, и они создают программы непосредственно под них, учитывая все наши пожелания.

 

Поскольку штрихкодирование — это всего лишь инструмент повышения эффективности сервиса, пусть даже и весьма удобный и функциональный, его внедрение оправдает себя лишь в том случае, если благодаря ему возрастет доход предприятия. Возрасти же он может за счет роста производительности труда и оптимизации процессов. Эффект от них должен быть выше затрат на внедрение штрихкодирования. Затраты же эти могут быть весьма существенными. Прежде всего, придется раскошелиться на оборудование.

 

Павел Меньков:

— Комплект оборудования для внедрения штрихкодирования в компании, у которой 10 постов, три рабочих места механиков и склад на 5 млн руб., может состоять из одного принтера штрих-кодов, сканера штрих-кодов с беспроводным интерфейсом, четырех проводных сканеров штрих-кодов и двух терминалов сбора данных, общей стоимостью в среднем 25 тыс. руб.

 

Кроме того, нужно потратиться на покупку и адаптацию программного оборудования. Следует учитывать и другие, менее очевидные расходы.

 

Павел Меньков:

— Нужно оценивать не только стоимость оборудования, но и временные расходы на внедрение системы штрихкодирования на складе, такие как расходы на начальное присвоение штрих-кодов товарам на складе, формирование штрих-кодов в учетной системе, на проверку того, что все запчасти в учетной системе имеют уникальный код. А также — на исключение из системы тех товаров, для учета которых не будет использоваться штрих-код. Потребуются начальная инвентаризация и формирование списка товаров без штрих-кодов, а это тоже требует средств. Плюс нужно потратить усилия на печать и наклейку этикеток со штрих-кодами на товары. И затем при оприходовании каждой поставки также необходимо считывать штрих-коды, печатать и присваивать наклейки всем товарам. Причем иногда товары, которые приходят от поставщика, содержат штрих-код, не соответствующий коду товара (например, содержит номер партии или формат упаковки). И тогда с этим тоже придется что-то делать.

 

Но все-таки при грамотном подходе к вопросу затраты получаются вполне приемлемыми. Их вполне можно отбить в относительно короткое время. Но для этого важно, чтобы была отдача. Без нее внедрение системы в любом случае не окупится. Прибыль же может, как уже говорилось, складываться из нескольких составляющих.

 

Павел Меньков:

— Применение штрихкодирования позволяет быстро проводить инвентаризации и сверять соответствие реальных остатков учетным данным. Соответственно, чтобы оценить, окупится ли внедрение штрихкодирования или нет, нужно определить, сколько стоит спокойствие от того, что склад в порядке, и насколько уменьшатся потери из-за списания недостач по складу. Еще один момент: применение штрихкодирования в системе отбивки механиков позволит снизить риски сопротивления персонала этой не всегда вызывающей понимание операции. В системе «ТурбоСервис», например, для отбивки механику нужно сделать всего два «выстрела». Благодаря простоте этого процесса механики охотно соглашаются с задачей измерения эффективности.

 

Тимофей Остроушко:

— Штрих-кодирование окупается за счет того, что существенно сокращает время на обработку и ввод информации, значительно снижает вероятность ошибок при вводе.

 

Однако все это имеет смысл лишь на мало-мальски крупном предприятии. На небольшом сервисе — в один-два подъемника и с минимальным складом — все эти факторы, даже если и сработают, не окажут видимого эффекта, поскольку элементарно нивелируются низкой загруженностью персонала. Какой толк от того, что кладовщик быстрее выполнит подбор запчастей, а оператор — оформление документов, если все освободившее время они будут сидеть без работы?

 

Тимофей Остроушко:

— Понятно, что должна быть некая целесообразность при внедрении данной системы на предприятии. Склад должен быть хотя бы средних размеров, и поток клиентов должен быть довольно большим.

 

Дмитрий Хлыстов:

— Система штрихкодирования окупается в том случае, если происходят экономия рабочего времени персонала и повышение качества получаемых данных. А это происходит лишь в том случае, если выполняется целый ряд условий. Во-первых, должен быть более или менее постоянный процесс движения материальных ценностей на складе. Для небольшого сервиса «гаражного» уровня штрихкодирование точно не актуально. Второй момент — важно, чтобы основные поставщики использовали упаковки с нанесенным штрих-кодом. Для всех официальных дилеров это правило выполняется автоматически, а вот для неофициальных (особенно с большим ассортиментом нерегулярных поставщиков) невыполнение этого правила приведет к резкому увеличению издержек на первоначальную идентификацию получаемых деталей, внутреннюю их кодировку, наклейку ярлыков и т. п. Ну и, наконец, на предприятии должна работать (или планироваться к приобретению) информационная система, эффективно поддерживающая использование штрих-кодов и реально ускоряющая бизнес-процессы. 

 

И еще один момент, из-за которого внедрение штрихкодирования может обернуться убытком: это если персонал не станет в полном объеме выполнять все связанные с ним процедуры.

 

Павел Меньков:

— Если руководитель закупает оборудование и отдает его на склад со словами: «Возьмите и начинайте использовать», то благие намерения могут провалиться. При переходе с других программ на «ТурбоСервис» мы не раз видели, что оборудование для штрихкодирования есть, но оно не используется.

 

Персонал надо как минимум подготовить к переходу на новую систему. Да, на самом деле, и само оборудование — тоже.

 

Павел Меньков:

— Когда наши клиенты внедряют систему штрихкодирования, мы рекомендуем им пройти следующий путь. Прежде всего, необходимо оценить требуемый объем работ на начальном этапе и в процессе работы. Желательно составить должностные инструкции. Затем представитель руководства или бухгалтерии должен протестировать все операции на малых объемах. На это потребуется не более часа. Только потом можно провести обучение персонала. После обучения проводится тестирование персонала, чтобы сотрудники под контролем руководства выполнили все типовые операции и сразу задали все вопросы. И только потом, когда и руководство, и персонал убедятся в том, что штрихкодирование позволяет экономить время, систему можно внедрять.

 

Дмитрий Хлыстов:

— Беспроигрышный вариант — вживую продемонстрировать сотрудникам, насколько проще и быстрее станут выполняемые ими задачи при использовании штрихкодирования. В большинстве случаев экономия времени и уменьшение количества ошибок — достаточный стимул для изучения дополнительных функций (как самого считывателя, так и системы учета), и при правильном выборе сотрудники сами с энтузиазмом поддержат данную идею.

 

Резюме таково: внедрение системы штрихкодирования открывает перед сервисом широчайшие возможности по оптимизации бизнес-процессов. Но для того, чтобы от нововведения был эффект, необходимо, чтобы, во-первых, само предприятие имело достаточные обороты, иначе не факт, что повышение производительности обернется ростом доходности. Чтобы имелась действенная система автоматизации производства. И чтобы перед тем, как внедрить систему, руководство тщательно проработало все связанные с нею процессы и научило им персонал. Если все эти факторы будут иметь место, штрихкодирование способно существенно облегчить и ускорить работу персонала, тем самым повышая эффективность и самого предприятия.